Cara Membuat Mail Merge di Word dengan Sumber Data Dari Excel

Muhammad Isnu Munandar

Sunday, October 22, 2017

Cara Membuat Mail Merge di Word dengan Sumber Data Dari Excel 

Mail merge merupakan fitur dari software microsoft office yang berfungsi untuk pembuatan surat masal. Kali ini admin akan memberikan tutorial tentang mail merge di word teknik yang menggunakan sumber data dari excel. Untuk membuat mail merge, sebelumnya kita membutuhkan dua file antara lain dokumen utama dan sumber data.

Dokumen utama,  file yang berisi  naskah utama.

Sumber Data,  file yang digunakan untuk menyimpan data yang  akan dimasukan ke naskah utama tersebut. Bisa menggunakan Excel atau access, namun kita akan gunakan Excel.

Langkah-langkah membuat mail merge menggunakan data dari Excel

Biasanya fitur mail merge ini digunakan untuk membuat surat masal. Akan saya berikan tutorialnya, namun sebelum itu kalian buat file sumber datanya dan naskah utamanya.

Membuat File Sumber Data

Buat data di microsoft excel yang akan dimasukkan nanti pada naskah utama. Lalu simpan, karena saya akan membuat surat masal (ditujukan banyak orang) misalnya saja saya contohkan saya membuat data nama-nama instansi yang saya tuju dan alamatnya.

Membuat Naskah Utama

Membuat dokumen utama di Micorsoft Word lalu tentukan tempat untuk menaruh data yang diinput pada excel yang kita buat tadi.

Menghubungkan Naskah Utama (word) dan Sumber Data (excel)

Ini dia inti dari tutorial kali ini, jika kita sudah membuat naskah utama di word dan sumber data di excel maka saatnya kita menghubungkan kedua file tersebut. Untuk menghubungkannya di Microsoft Word. 

Buka menu Maillings, lalu pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients pilih Use Existing List

2. Pilih sumber data dari excel yang sudah kita buat tadi.

3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah sheet yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kalian tadi mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2. Tinggal sesuaikan saja.

4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.

5. Letakan kursor di sebelah Kepala (untuk mengisi Nama Sekolah), kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama Sekolah. Dan letakan kursor juga di bawahnya untuk mengisi Alamat tujuan

6. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

7. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.

Menyimpan dan Mencetak

Kita sudah menghubungkan data keduanya, untuk step terakhir atau langkah terakhir adalah menyimpan kemudian mencetak nya.

Caranya klik Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

Edit Individual Documents, jika akan disimpan dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).

Print Documents, jika ingin dicetak langsung. 

Tambahan

Jika nanti ada tambahan data baru pada dokumen sumber excel, kamu bisa meng-update data pada word dengan cara:

Klik Edit Recipients List

Klik file sumber data nya (excel), lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.

Penutup

Saya rasa itu saja tutorial cara membuat mail merge di word dengan menghubungkan data dari excel dengan mudah agar lebih praktis, semoga kalian dapat terbantu.

Mohon maaf apabila ada kekurangan atau kesalahan, sekian dan terimakasih